Jinsi ya Kulinda Wafanyakazi Wakati wa Maafa Kazini

Katika mafuriko ya mjini yaliyoathiri Nairobi wakati wa mvua kubwa za 2024, tukio lililotokea mara kwa mara katika majengo ya ofisi lilikuwa hili: watu walianza kukimbia bila mwelekeo. Baadhi walikwenda ngazi za kulia, wengine za kushoto. Hakuna aliyepiga kengele. Hakuna aliyejua kama wanapaswa kukaa au kutoroka. Mkurugenzi alikuwa sakafu ya tatu — lakini hakuna aliyejua kwamba yeye ndiye aliyepaswa kutoa amri. Dakika kumi baadaye, watu bado walisimama nje wakiulizana, “Tunarudi ndani au tunaenda nyumbani?” Hii ndiyo mfumo unaojitokeza mara kwa mara mahali pa kazi baada ya matukio ya dharura: si ukosefu wa vifaa, bali ukosefu wa mtu mmoja anayejua kwamba yeye ndiye anayepaswa kutoa uamuzi.

Wakati wa mvua nzito za Kenya — hasa kipindi cha masika ambacho huanzia Machi hadi Mei — mafuriko, maporomoko ya ardhi, na kupoteza umeme si matukio ya nadra. Mwaka 2024, Garissa na maeneo ya Tana River yalikumbwa na mafuriko makubwa ambayo yalisimamisha shughuli za biashara kwa wiki nzima, kulingana na taarifa za Idara ya Usimamizi wa Maafa Nchini Kenya (NDMA). Majengo mengi ya ofisi hayakuwa tayari. Wafanyakazi walibaki ndani wakisubiri maelekezo ambayo hayakuwahi kuja. Makala hii inakusaidia kuhakikisha ofisi yako — iwe ndogo au kubwa — ina mfumo unaofanya kazi kweli kweli siku ya tatizo.

Mteue Mratibu wa Dharura Kabla Janga Halijafika

Hatua moja ambayo inaweza kufanywa leo, bila kununua chochote, bila mikutano mingi: weka jina la mtu mmoja kwenye karatasi — yule atakayetoa maamuzi wakati wa dharura mahali pa kazi. Mtu huyu anaitwa mratibu wa dharura, na jukumu lake si kuwa shujaa — ni tu kuwa na mamlaka ya kusema “tunatoka” au “tunabaki.” Kwa mujibu wa mwongozo wa Occupational Safety and Health Act (OSHA) ya Kenya, 2007, kila mwajiri ana wajibu wa kuhakikisha usalama wa wafanyakazi mahali pa kazi, ikiwa ni pamoja na kuwa na mtu mwenye mamlaka ya kutoa maamuzi wakati wa dharura.

Tatizo linalonoonekana mara kwa mara ni hili: wakati tatizo linawadia, watu wote wanaangalia pande zote wakitarajia mtu mwingine ataongea. Mkurugenzi anafikiria msimamizi atashughulikia. Msimamizi anasubiri mkurugenzi. Wafanyakazi wanasubiri wote wawili. Dakika muhimu zinapotea bila hatua yoyote.

Mratibu wa dharura anapaswa kuwa na:

• Orodha ya wafanyakazi wote — majina, namba za simu, na hali za kiafya zinazohitaji uangalifu maalum
• Mamlaka wazi ya kutoa amri ya kutoka bila kupoteza muda kuomba kibali kutoka ngazi za juu za uongozi
• Mbadala wake — mtu wa pili atakayechukua jukumu ikiwa mratibu hayupo
• Namba za kupiga simu za polisi, Kenya Red Cross (redcross.or.ke), na hospitali iliyo karibu

Weka orodha hii ukutani, kwenye sanduku la kwanza la msaada, na pia kwa njia ya kidijitali kwenye kikundi cha WhatsApp cha ofisi. Hilo linachukua dakika chini ya kumi kufanya leo.

Kile Ambacho Watu Wanadhani Kinatosha — Lakini Hakitosha

Ofisi nyingi zinasema zina “mpango wa dharura.” Ukiuliza wafanyakazi, utapata majibu ya aina tatu: “Naamini kuna kitu fulani,” “Sijawahi kusoma,” au “Bosi anajua.” Hizi ni ishara za hatari zaidi kuliko kutokuwa na mpango kabisa — kwa sababu zinaendesha hisia ya utulivu wa uongo.

Tatizo lingine linaloonekana mara nyingi: watu wanadhani kwa sababu ofisi iko ghorofani wako salama dhidi ya mafuriko. Lakini mafuriko ya mjini — kama yaliyoathiri barabara za Nairobi wakati wa mvua kubwa za 2024 — yanaweza kuzuia njia zote za kutoka, kukata umeme, na kuharibu mawasiliano ya simu hata kama jengo lenyewe halionekani hatarini. Taarifa za NDMA zinaonyesha kwamba wafanyakazi waliobaki ndani bila chakula, maji, au taarifa za hali ya nje waliishia kukaa usiku wa masaa mengi zaidi kuliko walivyokusudia.

Makosa mengine ya kawaida:

• Kudhani umeme utarudi haraka — katika maeneo mengi ya Kenya, kukatika kwa umeme kunaweza kudumu masaa 12 hadi zaidi ya siku moja
• Kutokuwa na maji ya akiba ofisini — hasa muhimu kwa wafanyakazi wanaotumia dawa za mara kwa mara
• Kutokuwa na redio ndogo ya betri — wakati mtandao wa simu unaozima, redio ndiyo chanzo pekee cha taarifa za hali ya hewa kutoka Idara ya Hali ya Hewa ya Kenya
• Kutokuwa na nakala za hati muhimu za biashara — leseni, mikataba, taarifa za bima — katika sanduku salama au kwenye wingu la kidijitali

BCP — Mpango wa Kuendelea kwa Biashara Si wa Makampuni Makubwa Tu

Neno BCP (Business Continuity Plan — Mpango wa Kuendelea kwa Biashara) mara nyingi husikika kama kitu cha makampuni ya kimataifa yenye idara za IT na washauri wa gharama. Lakini duka la dawa Mombasa Road, shule ya chekechea Kisumu, au ofisi ya NGO Kampala — zote zinahitaji jibu moja la swali rahisi: Ikiwa kesho ni siku ya janga, shughuli zetu zitaendelea vipi?

BCP ya msingi inajumuisha mambo matano tu:

• Orodha ya wafanyakazi muhimu — nani anaweza kufanya kazi nyumbani? Nani lazima awepo ofisini?
• Data na hati — nini kinahifadhiwa wapi? Nani ana nakala?
• Mawasiliano na wateja au wanajamii — jinsi ya kuwajulisha haraka ikiwa ofisi imefungwa
• Mahali mbadala pa kukutana — kama ofisi haifiki, wafanyakazi wanakutana wapi? (Kanisa, msikiti, au shule ya karibu inaweza kutumika)
• Fedha za dharura — kama mfumo wa benki umezima, kuna mpesa au pesa taslimu za kutosha kununua mahitaji ya dharura?

Andika hati hii kwa kurasa moja tu. Isiwe ndefu — iwe wazi. BCP inayosomwa ni bora kuliko ile nzuri lakini iliyofungwa droo.

Nini Kifanyike Ndani ya Dakika 30 za Kwanza za Dharura

Wakati janga linawadia — iwe ni mafuriko ya ghafla, kupoteza umeme kwa muda mrefu, au habari za maporomoko ya ardhi karibu na ofisi — dakika thelathini za kwanza ndizo zinaamua mengi. Hapa kuna kanuni wazi ya uamuzi:

Ikiwa umeme umekatika na hakuna taarifa ya kurudi ndani ya saa moja: waarifu wafanyakazi wa kuokoa vitu vyao muhimu na kutoa hatua inayofuata ndani ya dakika 15 — usisubiri “hali iwe wazi kabisa” kwa sababu mara nyingi haitakuwa wazi.

Ikiwa maji ya mvua yamefika nje ya mlango wa jengo: usisita. Hamia ghorofa ya juu au changia kutoka ndani ya jengo mara moja. Usijaribu kuendesha gari katika maji yanayotiririka — hata sentimeta 30 za maji yanayokimbia yanaweza kusomba gari nyepesi.

Hatua za dakika 30:

• Dakika 1–5: Mratibu wa dharura apige kengele au atangaze hali rasmi. Wafanyakazi wote waache kazi na wasikilize.
• Dakika 5–10: Angalia orodha ya wafanyakazi wote — nani yuko? Nani hayupo? Nani anahitaji msaada wa kutoka?
• Dakika 10–20: Chukua vifaa vya dharura (msaada wa kwanza, maji, tochi), hati muhimu, simu zilizochajiwa, na nambari za dharura.
• Dakika 20–30: Toka kwa njia iliyopangwa, ukithibitisha kila mtu amefuata. Nenda mahali pa kukusanyika mara moja.

Hata kama hatimaye hali haikuwa mbaya kama ilivyoonekana, mazoezi ya hatua hizi yanapata thamani yake siku ya janga la kweli.

Wafanyakazi Wanaohitaji Uangalifu Maalum — Na Jinsi ya Kuwapanga Kabla

Wakati mwingine, tatizo kubwa la dharura mahali pa kazi si jengo — ni mtu mmoja ambaye hana mtu wa kumsaidia. Wazia mfanyakazi anayetumia kiti cha magurudumu, au yule ambaye anahitaji dawa za kisukari kila saa nne, au mama mjamzito ambaye ana wiki mbili kabla ya kujifungua. Ikiwa mpango wako wa dharura haukumfikiri yeye kabla — utakutana naye katikati ya tatizo bila jibu.

Hatua rahisi ya kufanya sasa:

• Uliza kwa siri — si hadharani — ikiwa kuna wafanyakazi wanaohitaji msaada maalum wakati wa uhamishaji
• Weka orodha hii pamoja na mratibu wa dharura, si kwenye faili la HR linalohitaji ruhusa
• Amua mapema: ni nani anayemsaidia kila mtu katika orodha hii kutoka jengo?

Kwa wafanyakazi wanaotegemea dawa za kudumu — kama insulini, dawa za moyo, au vifaa vya kupumua — ni muhimu sana wawe na akiba ya dawa angalau kwa siku mbili kazini. Soma zaidi kuhusu jinsi ya kupanga hilo katika makala hii: Dawa Zako, Uhai Wako: Jiandae Kabla Maafa Hayajafika.

Watoto wa wafanyakazi pia ni sehemu ya mpango — ikiwa shule imefungwa kwa dharura wakati mzazi yuko kazini, je, mpango ni nini? Hili linapaswa kuamuliwa mapema, si siku ya tatizo. Makala hii inaweza kusaidia familia yako kuwa tayari: Familia Yako Salama: Panga Mawasiliano Kabla ya Janga.

Vifaa Ambavyo Ofisi Yoyote Inapaswa Kuwa Navyo — Orodha ya Msingi

Vifaa vya dharura vya ofisi si tofauti sana na vya nyumbani — tofauti ni ukubwa na uwajibikaji. Mfanyakazi mmoja anaweza kusahau. Ofisi haipaswa kusahau kwa sababu ina mtu mmoja aliyewajibika kuangalia vifaa hivi kila robo mwaka.

Vifaa vya msingi:

• Sanduku la msaada wa kwanza — lenye vipande vya kufunika majeraha (plasta), dawa ya kuua viini, bandeji, na mwongozo wa matumizi. Angalia tarehe za muda wake kila miezi sita, kama inavyopendekezwa na mwongozo wa OSHA Kenya wa vifaa vya msaada wa kwanza mahali pa kazi.
• Maji ya kunywa — angalau lita moja kwa kila mfanyakazi kwa siku mbili. Katika ofisi za watu kumi, hiyo ni lita ishirini.
• Tochi za betri au za kuchemsha — moja kwa kila ghorofa angalau, pamoja na betri za akiba
• Redio ndogo ya betri — ili kupata taarifa za Idara ya Hali ya Hewa ya Kenya hata umeme ukikatika
• Chaja ya simu ya kubebwa (power bank) — neno hili linatumiwa kwa kawaida katika mazingira ya Kenya kumaanisha kifaa cha kuhifadhi umeme wa kusaidia kupiga simu za dharura; weka moja au mbili zilizochajiwa daima ofisini
• Nakala za hati muhimu — leseni ya biashara, mikataba mikubwa, taarifa za bima — katika mfuko wa plastiki au kwenye akaunti ya wingu
• Nambari za dharura kwenye karatasi iliyopigwa chapa — simu za hospitali, polisi, Kenya Red Cross, na ofisi ya mkoa wa hali ya hewa

Kifaa kimoja ambacho mara nyingi kinasahauliwa lakini ni muhimu sana: filimbi ndogo ya plastiki — ikiwa mtu amebaki ndani ya jengo na hawezi kutoka, kupiga kelele kwa sauti kunachoka haraka, lakini filimbi inaweza kusikika mbali zaidi na kwa muda mrefu zaidi.

Pia ni busara kuwa na buti nzito za mvua ofisini wakati wa masika — safari ya kutoka jengo katika mafuriko ya mtaa bila viatu sahihi inaweza kuwa hatari zaidi kuliko unavyofikiri.

Usifanye Hivi — Makosa Yanayofanywa Hata na Watu Wanaojua

Makosa makubwa hayafanywi na wajinga — yanafanywa na watu wanaojisikia wana habari za kutosha. Haya ndiyo yanayoonekana mara kwa mara:

Kutumia mafuta ya makaa au gesi ndani ya ofisi wakati umeme umekatika. Hii inafanywa kwa nia njema — kupika chakula cha wafanyakazi au kuweka joto. Lakini gesi yenye sumu inayotoka katika mafuta yanayowaka bila hewa ya kutosha — inayojulikana kama carbon monoxide — haionekani wala haioneshi harufu. Inaweza kuua ndani ya saa chache. Vifaa vyote vya kupikia kwa moto lazima vitumike nje au mahali penye hewa ya kutosha. Kwa maelezo zaidi kuhusu hatari hii nyumbani au ofisini, soma: Jinsi ya Kupika Salama Nyumbani Bila Umeme.

Kujaza ofisi na watu wa nje bila mpango. Wakati wa mafuriko ya mtaa, watu wengi wanakimbia ndani ya jengo la karibu. Ukarimu ni vizuri, lakini bila kujua idadi ya watu waliomo na bila chakula na maji ya kutosha, hali inaweza kuwa mbaya haraka. Panga mapema ni watu wangapi mnaweza kupokea na kwa muda gani.

Kupiga simu za dharura bila ujumbe wazi. “Tuna tatizo hapa” si taarifa ya kutosha kwa msaada ufike haraka. Jiandae kusema: jina la jengo au mtaa, idadi ya watu waliomo, aina ya tatizo, na ikiwa kuna mtu mgonjwa au aliyeumia.

Kuacha mpango wa dharura kwenye kompyuta peke yake. Umeme ukikatika, kompyuta haitafunguka. Mpango lazima uwepo kwenye karatasi iliyochapishwa na kuwekwa mahali panapoonekana — mlangoni, karibu na sanduku la msaada wa kwanza, na kwenye kikundi cha WhatsApp cha ofisi.

Hatua Moja Unayoweza Kufanya Leo — Bila Kununua Chochote

Kabla ya kufunga kompyuta yako leo, fanya hivi moja: andika orodha ya wafanyakazi wote, majina na namba za simu, na uweke pia jina la mratibu wa dharura pamoja na mbadala wake. Weka karatasi hiyo kwenye ukuta wa ofisi au karibu na mlango wa kutoka. Tuma picha ya karatasi hiyo kwenye kikundi cha WhatsApp cha ofisi ili kila mtu awe nazo kwenye simu yake.

Hilo linachukua dakika kumi. Halihitaji bajeti. Halihitaji mkutano. Na linaweza kuokoa dakika muhimu siku ambayo hakuna muda wa kutafuta taarifa hizo.

Ikiwa unataka ofisi yako iwe tayari zaidi kwa mafuriko ya msimu wa mvua, tazama pia makala hii kuhusu jinsi familia na timu zinavyopanga kabla ya tatizo: Familia Yako Salama: Panga Mpango wa Dharura Leo.

Na ikiwa ofisi yako iko katika eneo lenye hatari ya mafuriko — ikiwemo maeneo ya chini ya Nairobi, maeneo ya Garissa, au kando ya mto — jibu la kuhamia au kubaki linapaswa kuamuliwa kabla, si wakati mvua inanyesha usiku. Makala hii inaweza kukusaidia kufanya uamuzi huo vizuri: Mafuriko Yanakuja: Hatua za Kwanza Kuokoa Familia Yako.

Msimu wa masika si tatizo la kesho — mara nyingi huja haraka zaidi kuliko tunavyotegemea. Mpango unaofanywa wiki mbili kabla ya mvua ya kwanza unafanya kazi. Unaofanywa wakati maji yanaingia mlangoni — haufanyi kazi.

Kwa taarifa za sasa za hali ya hewa na onyo za mafuriko kwa mkoa wako, angalia: Idara ya Hali ya Hewa ya Kenya. Kwa msaada wa dharura, mafunzo ya uokoaji, na ushauri wa maandalizi ya maafa nchini Kenya, wasiliana na: Kenya Red Cross Society, ambayo ina matawi katika kaunti zote na hutoa mafunzo ya msaada wa kwanza na uokoaji kwa makampuni na asasi.